Kategoria: Prawo gospodarcze | Czas czytania: ok. 3 minuty

Wprowadzenie

Zawarcie umowy z członkiem zarządu spółki z o.o. to obszar, w którym nawet doświadczeni przedsiębiorcy popełniają poważne błędy formalne. Tymczasem konsekwencje mogą być daleko idące – od nieważności umowy, przez odpowiedzialność podatkową, aż po osobistą odpowiedzialność członków zarządu. Wyjaśniamy, jakie błędy pojawiają się najczęściej i jak ich uniknąć.

Błąd 1 – Nieprawidłowa Reprezentacja Spółki przy Zawieraniu Umowy

To najczęstszy i najpoważniejszy błąd. Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych, w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zasada ta wyłącza standardowe zasady reprezentacji – członek zarządu nie może więc podpisać umowy „sam ze sobą”, nawet jeśli jest jedynym członkiem zarządu lub spółka jest przez niego reprezentowana jednoosobowo.

Umowa zawarta z naruszeniem tego wymogu jest bezwzględnie nieważna – nie wywołuje żadnych skutków prawnych, niezależnie od tego, czy była faktycznie wykonywana. W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie wypłacane na jej podstawie może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe lub przez samą spółkę w razie późniejszego sporu.

Jak uniknąć błędu? Przed podpisaniem każdej umowy z członkiem zarządu – niezależnie od jej przedmiotu i wartości – zwołaj zgromadzenie wspólników i powołaj pełnomocnika upoważnionego do zawarcia tej konkretnej umowy. Uchwała powinna precyzyjnie określać zakres umocowania pełnomocnika.

Błąd 2 – Brak Uchwały o Wynagrodzeniu Członka Zarządu

Wielu wspólników zakłada, że skoro członek zarządu pełni swoją funkcję i wykonuje pracę, wynagrodzenie należy mu się automatycznie. To błędne przekonanie. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, członek zarządu może pełnić swoją funkcję bez wynagrodzenia, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej.

Brak uchwały określającej wynagrodzenie prowadzi do sytuacji, w której wypłaty dokonywane na rzecz członka zarządu są pozbawione podstawy prawnej – co rodzi ryzyko ich zakwestionowania przez urząd skarbowy jako nieudokumentowanych świadczeń oraz odpowiedzialności zarządu za działanie na szkodę spółki.

Jak uniknąć błędu? Zasady wynagradzania członków zarządu określ wprost – w umowie spółki lub w odrębnej uchwale zgromadzenia wspólników. Uchwała powinna precyzować wysokość wynagrodzenia, formę jego wypłaty oraz okres, którego dotyczy.

Błąd 3 – Niewłaściwa Forma Zatrudnienia

Członek zarządu może być zatrudniony na różnych podstawach – umowie o pracę, kontrakcie menedżerskim, umowie zlecenia lub wyłącznie na podstawie powołania (bez odrębnej umowy). Każda z tych form ma odmienne konsekwencje prawne, podatkowe i ubezpieczeniowe, a wybór nieodpowiedniej może generować poważne problemy.

Najczęstszy błąd to zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu w sytuacji, gdy nie są spełnione ustawowe przesłanki stosunku pracy – w szczególności brak rzeczywistego podporządkowania pracowniczego. Organy ZUS i sądy pracy coraz częściej kwestionują takie umowy, przekwalifikowując je na kontrakty cywilnoprawne lub uznając za zawarte wyłącznie w celu uzyskania świadczeń ubezpieczeniowych.

Jak uniknąć błędu? Dobór formy zatrudnienia powinien być poprzedzony analizą prawną uwzględniającą strukturę spółki, zakres obowiązków członka zarządu i planowane świadczenia. Nie warto kopiować rozwiązań stosowanych przez inne spółki bez weryfikacji, czy pasują do konkretnej sytuacji.

Błąd 4 – Pominięcie Przepisów o Konflikcie Interesów

Kodeks spółek handlowych nakłada na członków zarządu obowiązek ujawnienia konfliktu interesów – w szczególności gdy umowa dotyczy spraw, w których członek zarządu ma interes osobisty sprzeczny z interesem spółki. Pominięcie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą członka zarządu wobec spółki.

W praktyce problem pojawia się najczęściej przy umowach zawieranych ze spółkami powiązanymi, w których członek zarządu posiada udziały, lub przy transakcjach, z których członek zarządu odnosi bezpośrednią korzyść majątkową.

Jak uniknąć błędu? Wprowadź w spółce procedurę ujawniania konfliktów interesów i każdorazowo dokumentuj jej zastosowanie. W przypadku wątpliwości – wyłącz członka zarządu od udziału w decyzji i poddaj transakcję pod głosowanie wspólników.

Podsumowanie

Umowy z członkami zarządu to obszar szczególnie wrażliwy na błędy formalne, których konsekwencje – nieważność umowy, ryzyko podatkowe, odpowiedzialność odszkodowawcza – mogą być bardzo poważne. Cztery kluczowe zasady to: właściwa reprezentacja spółki przy zawieraniu umowy, uchwała określająca wynagrodzenie, świadomy wybór formy zatrudnienia oraz przestrzeganie przepisów o konflikcie interesów. Zadbanie o te elementy na etapie planowania to znacznie tańsze rozwiązanie niż gaszenie pożarów w toku sporu sądowego lub kontroli podatkowej.

Planujesz uregulować zasady współpracy z członkiem zarządu swojej spółki? Skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy dobrać właściwą formę i przygotować dokumentację zgodną z wymogami prawa.

Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji.